プライバシーポリシー

当事務所にご相談・ご依頼くださる方の多くは、ご家族のこと、お仕事や収入のこと、ときには過去の在留状況のことなど、ほかの人にはなかなか話しにくい事情を打ち明けてくださいます。

そのため、当事務所では、お預かりした個人情報を大切に取り扱うことを、業務の土台と考えております。

古川行政書士事務所（以下「当事務所」といいます。）は、個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」といいます。）その他の関係法令を守り、次のとおり個人情報を取り扱います。

1．事業者の名称・所在地・代表者

2．行政書士の守秘義務について

行政書士には、行政書士法第12条により、正当な理由なく、業務上知り得た秘密を漏らしてはならない義務が課されています。この義務は、行政書士でなくなった後も続き、違反した場合には刑事罰の対象となります。また、行政書士の事務員にも、同じように秘密を守る義務が法律で定められています。

当事務所は、この守秘義務に加えて、個人情報保護法にもとづいて個人情報を取り扱います。ご相談だけで終わった方や、ご依頼に至らなかった方の情報も同じように取り扱いますので、安心してご相談ください。

3．お預かりする個人情報

当事務所がお預かりする主な個人情報は、次のとおりです。

• 氏名、生年月日、国籍、住所、電話番号、メールアドレスなど
• パスポート、在留カード、住民票、戸籍謄本などの記載事項
• 学歴、職歴、勤務先、収入、納税の状況など
• ご家族、ご親族、身元保証人の方などの情報
• ご相談・ご依頼の内容と、やり取りの記録
• 企業様からのご依頼では、ご担当者様の情報と、雇用される外国人の方の情報

在留資格の申請では、申請するご本人だけでなく、ご家族や身元保証人の方の書類が必要になることがあります。そうした方の情報は、ご依頼者を通じてお預かりすることになります。そのため、当事務所に書類をお渡しいただくことを、ご家族などにもお伝えいただくようお願いいたします。

また、在留特別許可の手続きなどでは、病歴や犯罪の経歴など、個人情報保護法で「要配慮個人情報」とされる情報をお伺いすることがあります。これらの情報は、あらかじめご本人の同意を得たうえでお預かりし、特に慎重に取り扱います。

4．個人情報の利用目的

お預かりした個人情報は、次の目的のために利用いたします。

• ご相談への回答と、ご依頼内容の確認
• 在留資格などの申請書類の作成と、出入国在留管理局をはじめとする官公署への申請・届出の取次ぎ
• 申請後の審査に関するご連絡、追加資料への対応、許可後の手続きのご案内
• 在留期間の更新時期のご案内など、ご依頼いただいた手続きに関連するご連絡
• 報酬・実費のご請求と、お支払いの確認
• 行政書士法にもとづく帳簿と関係書類の作成・保存
• お問い合わせへの返信

これ以外の目的で利用する場合は、あらかじめご本人の同意をいただきます。

5．第三者への提供

当事務所は、次の場合を除いて、ご本人の同意を得ずに個人情報を第三者に提供することはありません。

• 法令にもとづく場合
• 人の生命、身体または財産を守るために必要で、ご本人の同意を得ることが難しい場合
• その他、個人情報保護法で認められている場合

なお、ご依頼いただいた申請のために、出入国在留管理局などの官公署へ申請書類を提出することは、ご依頼の内容そのものです。

また、ご依頼の内容によっては、ご本人の了承を得たうえで、連携する弁護士など、ご依頼の遂行に必要な専門家と情報を共有することがあります。

6．安全管理のための措置

当事務所は、お預かりした個人情報の漏えいや紛失を防ぐため、次の措置をとっております。

• 個人情報の取り扱いの責任者は、代表行政書士とします。
• 事務員には、必要な範囲でのみ個人情報を取り扱わせ、その取り扱いを代表行政書士が監督します。
• 書類の原本は、施錠できる書庫で保管します。
• 書類のデータは、事務所内に設置した専用の記録装置（NAS）に保存します。
• パソコンにはパスワードを設定し、ウイルス対策ソフトを使用しております。
• 保存の必要がなくなった書類は、シュレッダーで元に戻せないように裁断して廃棄します。

万が一、個人情報の漏えいなどが起きた場合は、法令に従って個人情報保護委員会へ報告し、ご本人にもお知らせいたします。

外国の事業者のサービスの利用について

当事務所では、お客様のご要望に合わせて、LINE、メール、Googleドライブで書類をお受け取りすることがあります。

このうち、Googleドライブは、アメリカのGoogle社が提供するサービスです。データは世界各地のデータセンターに分散して保管されるため、保管されるサーバーの国を特定することはできません。当事務所は、個人情報保護委員会が公表しているアメリカの個人情報の保護に関する制度の情報を把握したうえで、安全管理のための措置を講じております。Googleドライブで受け取った書類は、事務所の記録装置に移したあと、Googleドライブからは削除しております。

なお、LINEヤフー社によると、日本の利用者がLINEのトークで送った画像やファイルは、日本国内のデータセンターで保管されています。

7．保存期間

行政書士は、行政書士法第9条により、業務に関する帳簿を関係書類とともに、帳簿を閉じた時から2年間保存することが義務付けられています。

当事務所では、在留期間の更新や永住許可の申請などで、過去の申請内容を確認することが少なくありません。そのため、お預かりした書類とその写しは、原則として、ご依頼の手続きが終わってから10年間保存いたします。

8．開示・訂正・利用停止などのご請求

ご本人または代理人の方は、当事務所が保有する個人情報について、次のご請求をすることができます。

• 利用目的の通知
• 開示（第三者に提供した記録の開示を含みます）
• 内容の訂正、追加または削除
• 利用の停止または消去
• 第三者への提供の停止

ご請求は、10章のお問い合わせ窓口までご連絡ください。ご本人（代理人の方の場合は、代理人であること）を確認したうえで、遅滞なく対応いたします。

ただし、法令で保存が義務付けられている書類など、ご請求に応じられない場合もございます。その場合は、理由をご説明いたします。

9．ホームページのご利用について

お問い合わせフォーム

お問い合わせフォームでは、お名前、メールアドレス、電話番号、お問い合わせの内容などをお送りいただきます。いただいた情報は、お問い合わせへの返信とご相談への対応にのみ使用いたします。

また、迷惑メールを防ぐため、お問い合わせフォームではGoogle社の「reCAPTCHA」を使用しております。reCAPTCHAの利用には、Google社のプライバシーポリシーと利用規約が適用されます。

アクセス解析

このホームページでは、利用状況を把握してホームページの改善に役立てるため、Google社のアクセス解析ツール「Google アナリティクス」を使用しております。Google アナリティクスは、Cookieを使って閲覧の情報を収集しますが、お名前など個人を特定する情報は含まれません。

情報の取り扱いについては、Googleのポリシーと規約をご覧ください。なお、ブラウザの設定でCookieを無効にすることで、情報の収集を止めることができます。

他のサイトのコンテンツの埋め込み

このホームページには、地図など、他のサイトのコンテンツを埋め込んでいるページがあります。埋め込まれたコンテンツを表示すると、そのサイトを直接訪れた場合と同じように、そのサイトが閲覧の情報を収集することがあります。

10．お問い合わせ窓口

個人情報の取り扱いに関するご質問やご不安な点、苦情は、次の窓口で承ります。

古川行政書士事務所　個人情報の取り扱いに関するお問い合わせ窓口
担当：代表行政書士　古川逸人
電話：029-896-7704（平日9:00-18:00）
各ページ下部のお問い合わせフォームからもご連絡いただけます。

11．このプライバシーポリシーの見直し

法令の改正や業務の変化に合わせて、このプライバシーポリシーを見直すことがあります。変更した場合は、このページでお知らせいたします。

制定日：2026年9月28日